Un tableau d’inscription pour votre espace de consultation

Article en cours de mise à jour

Afin d’assurer les inscriptions au quotidien, rien de tel qu’un bon tableur (d’autres viendront). Et pour commencer, je vous propose une version améliorée de celui que j’utilise au quotidien.

Pour chaque usager qui souhaite faire une partie de jeu, il suffit de renseigner un certain nombre de données. Bien évidemment, libre à vous de tout demander, cela se fait en fonction de vos modalités d’inscription et de vos besoins en terme de statistiques, entre celles sollicitées par votre hiérarchie, et celles qui peuvent vous intéresser à titre personnel pour faire évoluer votre offre.

Toutefois, le tableau est ici donné vide et nécessite pour fonctionner qu’un certain nombre de cellules soient mises à jour pour chaque page mensuelle. Voici comment faire :

  • La colonne Indice (A) permet de calculer le nombre de sessions (qui peut regrouper un ou plusieurs joueurs). Celle-ci se calcule en fonction de la colonne H.Début (J) : si l’heure de la séance est la même que celle de la case au-dessus (c’est-à-dire du joueur inscrit précédemment) alors cela compte comme 0; si l’heure est différente, cela fait 1. La somme de cette colonne (O2) indique donc précisément le nombre de sessions différentes par mois.
  • Le nombre de joueurs (O3) se calcule par la somme des cellules contenant une valeur dans la colonne Noms (C).
  • La colonne H.fin (K) se calculent automatiquement en fonction de la colonne H.Début (J).
    La formule =J2+ »01:00 » peut être adaptée selon vos besoin en modifiant l’heure entre guillemets en respectant le format 00:00.
  • Les tranches d’âge (O6) à (O15) sont proposés à titre indicatifs, à vous de les adapter selon vos besoins.
    La formule =SOMMEPROD(($E$2:$E$500>=1)*($E$2:$E$500<=5)) (ici pour les 0-5 ans) se lit ainsi : faire la somme du nombre de cellules de la colonne Âge (E) dont les chiffres se situent entre l’intervalle 1 et 5 (soit le nombre de cellule de la colonne qui contiennent les chiffres 1, 2, 3, 4 et 5). Pour les modifier, il suffit de remplacer les chiffres après les signes « >= » et « <= » de chaque parenthèse.
  • Les consoles (O/P18) à (O/P27) peuvent indiquer simplement les consoles correspondantes ou bien les espaces concernés selon votre configuration et vos habitudes.
    La formule =NB.SI(H:H; « espace ») ajoute 1 à  chaque fois que le terme indiqué (ici espace) est inscrit dans la colonne Console (H).
    Pour la mettre à jour, il faut tout d’abord nommer chaque console (P18) à (P27) ou plus selon vos besoins (« PS3 Rouge« , « Wii Blanche« , Wii Noire« , « Petit Salon 1« ,  » Petit salon 2« , etc.) Ensuite, il suffit de modifier, pour chaque formule  correspondante (O18) à (O27), le terme entre guillemet avec une référence dont vous êtes sûr qu’elle soit identifiée par tous et qui ne se répète pas, par exemple « PS3R« , « WiiN« , « WiiB« , « S1« , « S2« , etc.)
    Pour cela, je suggère de préférer les références courtes faciles à retenir et à écrire. Bien sûr, si vous ne mettez à disposition qu’une seule console, la référence sera la même à chaque case et sera comptabilisée de la même façon. Cela servira la page de statistiques finale.
  • Pour les jeux, il faut modifier les formules (O/P31) à (O/P40) ou plus selon votre fonctionnement. Le procédé est exactement le même qu’avec les consoles : la formule =NB.SI(G:G; »*titre* ») ajoute 1 à chaque fois que le titre du jeu est inscrit dans la colonne Jeux (H). Ainsi, après avoir indiqué la liste des jeux proposés (P31) à (P40), il faut modifier la formule correspondante (O31) à (O40) par le bon titre.
    Là encore, préférez des termes courts, un seul mot du titre, voir quelques lettres pour être sûr que la cellule soit prise en compte. Par exemple, New Super Mario Bros U peut tout simple devenir « Mario » ou « Bros » (attention toutefois que le terme « Mario » ne soit réutilisé pour référencer un autre titre).
    Ainsi, si vos usagers changent de jeu en cours de sessions, il suffit simplement de rajouter, en plus du premier titre, le second dans la même case Jeux (H) qui correspond à son inscription. Par exemple, si on propose Mario Kart 8 (« Mario ») et NBA 2K14 (« NBA »), alors on pourra noter Mario/NBA dans la même case. Les 2 termes étant cités, ils seront ajoutés dans la somme correspondante de chacun des jeux.
  • Pour compléter les statistiques, libre à vous de renseigner les cellules Genres (Q31) à (Q40) et NB joueurs (R31) à (R40) qui servira davantage à avoir l’information sous les yeux au moment des inscriptions.
  • Chaque mois correspond à un onglet du tableur. Sachant qu’il faudra recommencer les manipulations ci-dessus pour chaque mois.

L’onglet Stats rassemble de nombreuses informations. Il reprend les chiffres de chaque mois pour une vue globale de l’évolution de l’offre sur l’ensemble de l’année.

  • Le premier tableau reprend les cellules Sessions (O2) et Joueurs (O3) et dans sa deuxième partie, les cellules (06) à (015) des différents âges.
    La ligne Âge (moy.) (16) sert à établir la moyenne d’âge pour chaque mois.
    La colonne Total (N) fait la somme des chiffres de tous les mois pour donner le nombre total de sessions, joueurs et tranches d’âge au fil de l’année.
    Les deux graphiques en-dessous sont associés à ce tableau. Le premier montre les courbes de l’évolution annuelle du nombre de joueurs et de sessions. Le second montre la répartition des âges sur l’année entière.
  • Le tableau de répartition des genres se calcule sur les cellules Genres (O31) à (O40) de chaque mois.
    Pour commencer, il faut définir chaque genre selon vos habitudes (« action », « aventure », « puzzle game », etc.) dans les colonnes (A35) à (A49) en prenant garde à ce que vous utilisiez les mêmes termes lors de l’inscription des genres dans chaque page.
    La formule de ce tableau permet de comptabiliser le nombre de fois qu’un genre a été sollicité. Par exemple, si on propose 2 jeux d’aventure au mois de janvier, ceux-ci seront additionnés dans la cellule attribuée au genre « aventure » de la colonne janvier.
    Bien sûr, il n’est pas nécessaire d’attribuer tous les genres dès le début, ni même de proposer un jeu de chaque genre tous les mois. Ce tableau peut se compléter au fur et à mesure. Le graphique à sa droite indiquera au format « radar » les genres les plus sollicités de chaque mois.
  • Le tableau des consoles fonctionne de la même manière que le tableau précédent, à partir des cellules (O18) à (O27) de chaque mois.
    Comme pour le précédent donc, il faut nommer vos consoles/espaces dans les colonnes (A54) à (A63) avec les mêmes termes utilisés dans les pages de mois et le calcule se fera automatiquement. Bien sûr, tout le tableau peut ne pas être rempli, voire ne contenir qu’une seule console. Le graphique à droite rend compte de la part de chaque console durant l’année.

Bien évidemment, il n’est pas nécessaire de remplir tout ce document en une fois. En ce qui me concerne, je mets à jour chaque page mois lorsque je prépare ma sélection de jeux pour le mois suivant. De même, je complète mes tableaux de la page Statistiques lorsque je rencontre un nouveau genre, voire une nouvelle console. De même, le type de graphique peut être modifié selon votre convenance. Libre à vous de vous organiser comme vous le souhaitez.

Ce document est donné à titre indicatif, prenant en compte différents modèles d’inscriptions possibles, et nous espérons qu’il pourra servir. Toutefois s’il est totalement fonctionnel avec les mises à jour indiquées plus haut, il reste une version bêta susceptible d’évoluer. Si des formules posent problème, merci de nous les indiquer afin que nous puissions les corriger sur ce document de base. Vous êtes, bien entendu, libre d’apporter vos modifications et améliorations afin de proposer d’autres tableurs de travail qui répondront davantage à d’autres structures.


 

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